Odoo es un conjunto de aplicaciones empresariales que se conforman en una sola plataforma. Cada aplicación tiene un valor agregado para cada una de las partes de tu negocio. Existen actualmente ma de 40 aplicaciones principales, además de muchas más aplicaciones gratuitas. Podría resultar un poco abrumador para cualquiera ponerse a revisar cada una de estas aplicaciones para poder definir cuáles son las que su negocio necesita, que hace cada una de estas y sobre todo cómo se conectan entre sí.
Y es que el universo Odoo es muy amplio, por lo que, para ayudarte a comprenderlo un poco mejor, haremos una serie de blogs para resumir de una forma práctica cada una de las aplicaciones principales y cuál es su objetivo a cumplir para optimizar los procesos en tu negocio. Además, mencionaremos una o dos funcionalidades estrella por cada una de estas aplicaciones y por supuesto mostraremos una de las principales fortalezas de Odoo: cómo se conecta cada aplicación con las demás.
Este grupo de aplicaciones está diseñado para
todo el proceso de realizar una venta sin importar
lo complejo (o sencillo) que pueda ser.
Ventas
Muchos de los flujos empiezan con esta app. Se utiliza para enviar cotizaciones e ingresar órdenes. Funciona muy bien para cualquier forma de venta, ya sea que sólo se esté tomando una orden desde el teléfono, recibiéndola por correo, importándola desde un canal externo o si se está siguiendo un proceso de propuestas, negociando diferentes cotizaciones.
Funciona para ventas multicanal, así que puedes separar diferentes grupos o equipos de venta, según los diferentes canales que manejes. En Odoo, al generarse una oden de venta, se pueden desencadenar múltiples acciones a lo largo de la plataforma, es decir, se pueden iniciar muchos flujos de proceso
Punto Sobresaliente de Ventas:
Las cotizaciones en línea: puedes enviar un URL (único y privado) de la versión en línea de una cotización. Este documento es interactivo, puedes mantener una conversación de ida y vuelta con el cliente y cuando se llegue a un acuerdo, este puede firmar para confirmar la venta e inclusive puede de una vez realizar el pago en línea.
CRM
En Odoo, esta aplicación es usada para actividades de pre-venta; es decir, para capturar y desarrollar prospectos o leads, llevando el seguimiento de las actividades del día-a-día con cada uno. Esta aplicación (como todas en Odoo) es compatible con teléfonos celulares (o tablets), lo que resulta muy práctico cuando tenemos a los representantes de venta en campo.
El pronóstico de ventas es muy bueno, no sólo para los gerentes, sino también para los agentes, pues pueden dar seguimiento a sus propias metas y cómo va el avance con cada prospecto. El CRM hace una muy buena conexión con la aplicación de contactos (aplicación gratuita), toda la información de los clientes se encuentra ahí almacenada y es una parte crítica de la plataforma.
Punto Sobresaliente de CRM:
El chatter: es el sistema de comunicación o chat de Odoo. Se usa en todas las aplicaciones, pero en el CRM realmente brilla porque es una herramienta multipropósito que te permite enviar mensajes hacia el exterior, realizar comunicación interna, como notas o mensajes con otros miembros de tu equipo y hasta puedes planificar actividades diarias, como llamadas de seguimiento, reuniones u otras tareas. Puedes también guardar adjuntos y se mantiene un historial de toda tu actividad. Básicamente es donde las actividades del día a día se llevan a cabo y es de donde proviene alrededor del 90% de las interacciones de cada uno de los miembros de tu equipo de ventas.
Alquiler
Permite que tu empresa registre la entrada y salida de productos y así luego puedes cobrar a los clientes por el servicio. Es aplicable para cualquier tipo de productos y servicios, como espacios en bodegas o computadoras portátiles.
Tiene una muy buena herramienta para programación de horarios y así tener visibilidad de la disponibilidad de los productos y tiene particularmente conexiones muy fuertes con las aplicaciones de contabilidad e inventario.
Punto Sobresaliente de Alquiler:
La ventana emergente “pop-up”: se presenta cada vez que agregas un producto en alquiler a una orden. Básicamente, en el justo momento en que se emite la orden, aparece el pop-up con toda la información que necesitas en un pequeño espacio de la pantalla; puedes escoger la fecha y hora en que necesitarás el producto y el sistema te calcula por cuantos días estará disponible o si no lo está y también calcula el costo en ese espacio de tiempo, todo en una sola ventana compacta.
Suscripciones
Esta aplicación es la forma que tiene Odoo de manejar la facturación recurrente; genera facturas según programación en fechas recurrentes, muy útil cuando trabajas por contratos.
La conexión con la app de contabilidad es crucial porque las facturas que generas de una vez se procesan en la contabilidad y luego, en el portal en línea del cliente, ellos pueden administrar su suscripción; por ejemplo, pueden actualizar sus métodos de pago.
Punto Sobresaliente de Suscripciones:
Existe una gran variedad de formas de pago y plataformas con las cuales se puede trabajar y dejar automatizada la facturación, de forma que los pagos se generen fácilmente sin tener que hacer ninguna tarea manual.
Punto de Venta
Es la aplicación para la venta cara a cara; directamente en la tienda, restaurante, feria, food truck, etc. Fácilmente se puede integrar a una variedad de opciones de hardware como impresoras, escáneres, código de barras, entre otros.
Una de sus mayores fortalezas es la forma en la que se conecta a las apps de inventario y contabilidad - una funcionalidad que muy difícilmente la encontrarás en otras herramientas de PoS.
Punto Sobresaliente de Suscripciones:
Nuevamente el pop-up: cuando estás construyendo un carrito de compras puedes darle click a cualquier campo y tendrás la información al instante del producto, como los costos y márgenes, el inventario e inclusive los datos del proveedor y sus costos. Inmediatamente te da mucha más visibilidad real y actualizada de los datos de back-end.
Conexiones
CRM y Ventas están estrechamente conectados porque puedes crear cotizaciones y órdenes de venta directamente desde las oportunidades en CRM. Algo similar sucede con Alquiler, pues cualquier orden de renta es básicamente una versión modificada de una orden de ventas.
Luego desde la app de Punto de Venta puedes acceder a las cotizaciones y órdenes de venta generadas desde la app de Ventas por lo que hay una conexión directa.
En relación con la aplicación de Suscripciones, éstas se generan usualmente desde una orden de ventas y esta conexión va en ambos sentidos, ya que puedes crear ventas adicionales o actualizar cotizaciones directamente desde la app de Suscripciones.
