Bienvenidos a la parte 2 de nuestra serie de blogs acerca de las aplicaciones que Odoo te ofrece para hacer crecer tu negocio.
Odoo es un conjunto completo de aplicaciones comerciales, es decir un software que te ayuda a administrar tu negocio de una manera más eficiente. Para esto necesitas simplificar y automatizar tus procesos en diferentes áreas de la empresa y una de las más importantes es la de finanzas, ya que con unas finanzas sanas - donde tengas visibilidad y control - podrás perdurar y prosperar en el mercado.
Así que, miremos que nos ofrece las aplicaciones del grupo de FINANZAS:
Facturación
Contabilidad
Gastos
Consolidaciones
Documentos
Firmas
Este grupo de aplicaciones está diseñado primariamente para contadores, auxiliares contables, CFOs y dueños de negocio, pero también poseen una variedad de vistas y funcionalidades para otro tipo de colaboradores en la organización y, por supuesto, todo está conectado
Facturación
Esta app funciona tanto para facturar como para el manejo de los pagos. El proceso es muy intuitivo; generar una factura es extremadamente fácil, puedes enviarla de una vez, aplicarle pagos parciales o completos. Lo mismo funciona para llevar los pagos.
Es importante mencionar que en Odoo, muchas de las aplicaciones requieren el módulo de facturación para que puedan funcionar, por lo que es una especie de pre-requisito básico.
Punto Sobresaliente de Facturación:
El asistente de diseño de documentos: La primera vez que quieras enviar una factura, te preguntará si quieres configurar el diseño del documento. Hay disponibles 4 diseños básicos exclusivos y diferentes entre sí para ajustarse a todos los gustos. Odoo automáticamente extrae los colores de tu logo para darle formato al documento y que todo vaya en sintonía con la imagen de tu negocio y tus clientes reciban una buena impresión.
Contabilidad
Es la estrella de las aplicaciones del conjunto de finanzas. Te permite automatizar muchas de las operaciones financieras, pero también te permite tener el control en caso de que se necesite anular alguna de estas.
Contiene una gran cantidad de opciones de reportería. La mayoría de las actividades y procesos que se realizan dentro de Odoo fluyen hacia la contabilidad, todas ellas se enlazan también en ambas direcciones hacia ventas, compras e inventario, por lo que los contadores pueden revisar fácilmente hacia atrás todas las fuentes de los reportes financieros.
Hay muchas opciones para automatización de procesos, desde comunicación de seguimiento con los clientes hasta permitir que ellos paguen sus facturas directamente en el portal.
También hay muchas alternativas para ahorrar tiempo, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y modelos de conciliación. Los reportes son una parte crítica de la contabilidad así que encontrarás reportes dinámicos muy robustos como el P&L o el libro mayor.
Punto Sobresaliente de Contabilidad:
Las Reconciliaciones bancarias: tienes disponible unas pantallas para emparejar las conciliaciones y las líneas de cada estado de cuenta a los registros que ya están cargados en Odoo. Y donde existe una gran ventaja es que puedes configurar modelos para que los extractos se alineen automáticamente según los criterios que establezcas y hasta se pueden configurar criterios para búsqueda de campos de texto específicos, por lo que tu equipo de contabilidad se puede ahorrar miles de horas al trabajar en las conciliaciones mensuales; sobre todo si implica trabajar con miles y miles de facturas que se tienen que enlazar con los extractos bancarios.
Gastos
Es un sistema diseñado para que los empleados puedan administrar sus reportes de gastos, el cual se conecta directamente con la contabilidad, por lo que resulta muy útil para aquellos empleados que por ejemplo están registrando gastos de viaje o comidas. Es particularmente “user friendly” hasta el punto en que el empleado puede reportar los gastos si todavía se encuentran fuera de la oficina o en el campo. El flujo también resulta muy conveniente para los gerentes que tienen que aprobar o rechazar los gastos. Todos los gastos aprobados y pagos pendientes fluyen fácilmente hacia la contabilidad.
Punto Sobresaliente de Gastos:
La facilidad con que se pueden emitir los reportes: puedes subir el gasto desde la app, desde la plataforma de odoo o simplemente enviando un correo electrónico a una cuenta predeterminada; en el asunto le colocas el monto total del gasto y adjuntas una foto con la factura. Este correo se procesa directamente en Odoo y genera un reporte para que el gerente lo apruebe.
Consolidaciones
Es una aplicación muy específica que te permite combinar tus reportes financieros entre diferentes compañías y diferentes monedas. Es una herramienta para construir los reportes que necesitas para comparar y consolidar los números de cada entidad. Es realmente ideal para negocios de tipo multi-compañía, operas entre las compañías padre e hijas o entre las compañías hermanas y resulta fantástica la forma en que consolida los reportes financieros sobre todo cuando están envueltas monedas diferentes o diversos tipos de cambio.
Punto Sobresaliente de Consolidaciones:
Las transacciones intercompany: muy funcional toda la plataforma ya que no sólo funciona en Consolidaciones. Puedes crear todas las compañías que necesites y operar entre ellas; por ejemplo, hacer una orden de compra desde la compañía A para la compañía B; Odoo generará automáticamente una orden de venta desde la compañía B. El hecho de estar interconectadas es una gran simplificación para la operación, además que todos los flujos se estructuran sólidamente. Es importante mencionar que la adición de compañías no tiene costo adicional.
Documentos
Es un sistema de gestión de documentación completo (DMS); puedes cargar, importar, editar y compartir tus registros y documentos; puedes inclusive escanear utilizando OCR y crear reglas automáticas para almacenar los documentos en las carpetas que desees, así como asignar responsabilidades. Es muy fácil organizar, filtrar y tener visibilidad de tus archivos. Cuenta con herramientas de edición, como el poder separar un documento pdf en varias páginas y luego recombinar y/o combinar varios pdf a la vez.
Punto Sobresaliente de Documentos:
Las Hojas de Cálculo: te permiten alimentar cualquier dato registrado en Odoo para analizarlo y trabajarlo utilizando fórmulas, así como lo harías en una hoja de google o excel. Hay muchas opciones para sacarle provecho, como darle seguimiento a los KPIs, visualizar el estado de las comisiones de venta o establecer presupuestos. Y lo mejor de todo es que una vez desarrolles la plantilla de la forma en que te resulte más útil, la puedes guardar y se mantendrá funcionando en tiempo real, con la información actualizada cada vez que quieras hacer consultas.
Firmas
Es una app simple pero muy efectiva que te permite configurar firmas digitales en cualquier tipo de documento como parte de tus flujos de trabajo; ya sea un formato que utilices frecuentemente o un documento especial de un sólo uso. Puede ser incorporado en tus procesos de venta para los contratos de servicios o en RH para las contrataciones.
Punto Sobresaliente de Firmas:
La forma en que puedes incorporar datos reales de Odoo en los campos del documento a firmar. Al crear las plantillas, arrastras y sueltas los campos específicos que necesitas y puedes guardar dicha plantilla para usos posteriores. Por ejemplo, para un contrato de servicios, puedes configurar que determinado campo sea llenado siempre por el cliente o por un empleado en particular
Conexiones
Ya que en el blog anterior presentamos las aplicaciones de ventas, vamos a incorporarlas con las de finanzas para que podamos ver las conexiones que existen entre ellas. Odoo combina la app de Facturación con la de Contabilidad pues son complementarias. Gastos genera entradas de diarios en Contabilidad. Si estás usando multi-compañías, de igual forma se generan las entradas en Contabilidad y luego puedes construir reportes con Consolidaciones y los datos almacenadaos en Contabilidad. La app de Documentos te permite crear hojas de cálculo personalizadas que utilizan tu información financiera recolectada desde Contabilidad. La app de Firmas te facilita la firma de tus documentos financieros y contratos.
Puedes crear facturas desde las órdenes de Venta y Suscripciones, así como desde Punto de Venta. Cualquiera de las transacciones realizadas desde Punto de Venta, Ventas y Suscripciones queda registradas en Contabilidad.
