La importancia de la Transformación Digital en tu Empresa

Una necesidad en el mundo digital hoy en día


En este blog, te voy a presentar una visión general acerca de un tópico algo complejo: La Transformación Digital; y lo enfocaré de una forma muy práctica de manera que conozcas los fundamentos ya sea para iniciar o para mejorar tu transformación, así como evaluar como Odoo puede ayudar a tu empresa para alcanzar sus objetivos.

Primero es importante tomar en cuenta que la transformación digital puede ser diferente para cada empresa dependiendo de su madurez digital actual. Por ejemplo, una empresa que todavía maneja sus actividades con lápiz y papel es considerada como No-Digital una realidad para muchas empresas todavía. Otras se pueden considerar como empresas con conversión digital; en otras palabras, han convertido sus procesos hacia un ambiente digital, por ejemplo, están usando un software empresarial. Y finalmente tenemos a las empresas diseñadas digitalmente, es decir, están planeando con una mentalidad digital desde un inicio.

Hoy en día no sólo es importante convertirse en una empresa digital, básicamente ya no hay muchas más opciones. Las empresas que quieren sobrevivir en el mundo digital de hoy, simplemente necesitan también ser digitales. En el caso que una empresa elija mantenerse en un estado No-Digital tendrán muchas dificultades: serán menos efectivas, sus productos serán más caros, su servicio no será tan confiable como sus competidores - quienes tendrán mejor imagen ante el público - y al final lo más probable es que esta empresa no podrá resistir la competencia. Habrá suficientes competidores que en paralelo estarán invirtiendo en un nuevo ERP o en herramientas digitales y estarán mejor posicionados.


PUNTOS CLAVES A TOMAR EN CUENTA PARA UNA TRANSFORMACIÓN DIGITAL


Para lograr el éxito en la transformación digital para tu empresa necesitas considerar estos puntos claves que de por sí están interrelacionados:




1. Tecnología

Las empresas necesitan permanecer a la vanguardia de la tecnología para ser más competitivas. Lo básico que deberían tener es un sistema ERP que se encuentre poderosa y completamente integrado, fácil de usar y que evolucione con el tiempo. 


¿Has escuchado del término “Technical Debt” o “Deuda Técnica”? Es un concepto en el área de desarrollo de software que refleja el costo implícito de retrabajo adicional causado por escoger una solución tecnológica fácil (limitada) en comparación con tener un mejor enfoque incluso aunque pueda tomar un poco más de tiempo en implementarlo.

Definitivamente hay que dar una atención especial a la deuda técnica pues hoy en día existen muchas empresas con sistemas heredados y con muchas dificultades para cambiarlos. Estos sistemas heredados no evolucionan con el tiempo y ocasionan un riesgo elevado en las operaciones. Así que piensa en el largo plazo para que luego no te encuentres usando una tecnología obsoleta. Piensa en que, entre más te tardes en hacer un cambio de sistema, peor será; para ese momento, puede ser que ya hayas invertido mucho en varios desarrollos e implementaciones y de todos modos el sistema siga siendo obsoleto y no llene todas las necesidades de tu operación. Así que toma acción lo antes posible y cámbiate a un mejor sistema que evoluciona con el tiempo.

Cámbiate a Odoo, un ERP que evoluciona mucho más rápido que cualquier otra solución de software y ofrece actualizaciones anualmente. 

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También necesitas considerar como tu ERP se integrará con otras tecnologías o dispositivos que utilices en tu día a día. Por ejemplo, Odoo tiene la aplicación de IoT. La internet de las cosas (en inglés, Internet of things, abreviado IoT;​ IdC, por sus siglas en español)​ de Odoo te permite conectar diferentes equipos o dispositivos tales como cámaras, impresoras, instrumentos de medición, balanzas o cualquier otra herramienta digital a tu base de datos, de manera que no tengas que estar subiendo esa información de forma manual; ahorrando tiempo, personal y por supuesto reduciendo el margen de error.

Y como evidentemente la tecnología está evolucionando rapidísimo hoy en día es muy bueno estar siempre al tanto de las actualizaciones tecnológicas en tu sector y dedicarle un poquito de inversión a la investigación y desarrollo, esto te ayudará a mantener la ventaja frente a tus competidores y las tecnologías que ellos estén utilizando.




2. Información

¿Cómo la tecnología que estás utilizando genera la información? Esto es un aspecto clave hoy en día. Si preguntas, la mayoría de las empresas te dirán que necesitan una mejor calidad en su información y analíticas. Muchas quisieran mejorar la arquitectura de su información y la forma en que se integran la información interna y externa.

Lo más recomendable es centralizar tu información en un sólo sistema, como Odoo, que te permite gestionar todos tus procesos en una sola solución, completamente integrada entre diferentes aplicaciones (ej., CRM, facturación, proyectos, fabricación, recursos humanos, marketing y muchas otras). Con Odoo inclusive es posible integrar su base de datos con otros softwares por medio de APIs, si existe la necesidad. 

Muchas empresas se enfrentan a un gran desafío con la falta de integración: cuando se utilizan diferentes softwares y los sistemas no se comunican entre sí. Pero con una sólida estructura de datos, tendrás la facilidad de generar información, análisis y reportes de alta calidad. Esto te ayudará muchísimo al momento de tomar decisiones más certeras, usando información correcta para guiarte en tus acciones. 


También necesitas tomar en consideración el lugar en donde almacenarás tu información, para garantizar su seguridad e integridad. Odoo te ofrece una plataforma de hospedaje poderosa llamada Odoo.sh. Odoo.sh es una plataforma en la nube en la que se pueden realizar tanto desarrollos como despliegues. Ofrece al usuario dentro de su interfaz un dashboard para monitorear información referente a los servidores del proyecto. Esta información incluye correos, plataforma, productivo, desarrollo, indicadores sobre la disponibilidad y rendimiento de tus servidores de forma diaria, semanal y mensualmente.

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3. Procesos


Una vez que la información se ha generado, es de suma importancia que el sistema que la recopila se vaya actualizando con el tiempo para que esa información sea creada y procesada correctamente, de acuerdo con tus necesidades (que también se van actualizando) así como las de tus clientes. 


Al pensar en cómo satisfacer las necesidades de tus clientes y ser cada vez más eficiente en tus procesos puedes implementar automatizaciones y realizar decisiones basadas en la información que procesa tu sistema. Un ejemplo simple de esto en la plataforma de Odoo, es cuando realizas un paso sencillo en una parte del sistema y otras partes se ven afectadas; como al confirmar una cotización y automáticamente se dispara una orden de compra para abastecerse de algún suministro o se genera una tarea en un proyecto. Esto te ahorra tiempo y asegura una respuesta mucho más rápida al cliente.

Con la automatización, tu equipo pasará mucho menos tiempo realizando tareas manuales y repetitivas y les permitirá realizar actividades mucho más importantes que le traerán valor a la empresa y la preparará para cualquier futuro desafío. Por supuesto, todo esto es mucho mejor realizarlo en un ambiente que le provea a los usuarios la mejor experiencia posible (tanto empleados como clientes).


 

4. Capacidad de la organización para el cambio


Al final, lo que va a definir tu capacidad para mantenerte competitivo en el mercado es cómo tu empresa va evolucionando con el tiempo, por lo que es esencial poseer un compromiso interno en toda tu organización. Esto involucra a todos los equipos, no sólo el área de tecnología. Los líderes de cada departamento involucrado en la transformación digital deben ser unos estupendos comunicadores y necesitan compartir la visión de la evolución tecnológica de la empresa para que sea parte de la cultura organizacional. 

Hoy mucho se habla de la gestión del cambio, pues se necesita tener una visión completa de tu organización a la hora de realizar un proyecto como este, de otra manera existe el riesgo que la transformación se reduzca a solo una serie de mejoras pero que no desemboquen en un proceso transformativo global. 

Recuerda que todo se resume siempre en la gente y cómo son capaces de adaptarse y “subirse al barco”, así que se necesita un liderazgo valiente y trabajo en equipo de manera que se pueda transmitir la importancia del proyecto de transformación; deben entender y comprometerse con el cambio. Si tu empresa es mediana o grande, lo recomendable es identificar roles claves, como líderes de áreas, que asuman la responsabilidad de comunicar y compartir la visión.

Una resistencia interna al cambio se puede generar porque hay mucha gente que simplemente no les gusta los cambios, están acostumbrados a trabajar de la misma forma desde hace mucho tiempo, con un mismo software por ejemplo, ya están acostumbrados y conocen el flujo muy bien. Pero es importante saber que todo en la vida está en cambio constante, todo se puede mejorar y con la tecnología en evolución tan rápida, estos cambios se vuelven indispensables. 

Además, hay que resaltar que una transformación digital los beneficiará, pues la carga de trabajo se reducirá, sus actividades serán administradas de mejor manera y eso será mejor para la empresa, para los clientes y para todos los colaboradores, quienes con la comunicación correcta pueden hasta involucrarse en el proceso y facilitar el cambio


 

SIGNOS DE QUE NECESITAS UNA TRANSFORMACION DIGITAL URGENTE

Estas son algunas de las situaciones en las que muchas empresas se encuentran actualmente e indican que necesitan moverse hacia una transformación digital:


Muchos Sistemas Diferentes y Hojas de Cálculo



Imagina una empresa en donde cada departamento utiliza un software diferente y algunos de ellos ya se encuentran obsoletos, inclusive manejan algunas hojas de cálculo para ciertos procesos. Ninguna de esta información está integrada, existen problemas de comunicación interna, es complicado que los colaboradores puedan conocer los procesos o el estatus de otra área, es difícil crear reportes para la alta gerencia, quien no puede realizar decisiones basadas en el análisis de la información. Al final esta empresa estará invirtiendo mucho tiempo en resolver problemas del día a día y no podrá enfocarse en el crecimiento del negocio.


Resistencia Interna al Cambio



En estas empresas no hay un ambiente colaborativo, hay falta de coordinación y en algunos casos extremos no existe confianza entre los miembros del equipo. No hay un sistema de comunicación interno y las personas simplemente no están convencidas de la importancia de mejorar sus procesos. La empresa y sus procesos se vuelven más obsoletos cada día, quedando en desventaja con la competencia.

No existe un Plan de Transformación Digital


Cuando no existe un plan integrado para transformación digital, es probable que varias personas estén trabajando en diferentes iniciativas por su cuenta sin tener mucha colaboración, sin tener una guía y sin conocer bien los objetivos principales del negocio y al final de cuentas, toda esa energía y esfuerzo se estará desaprovechando. 

Muchas compañías están enfocadas en hacer mucho desarrollo en su base de datos y continúan usando una versión estándar (y antigua) de su software. No están evaluando la causa del desarrollo, el desafío técnico, el costo de la implementación, cómo este costo evoluciona con el tiempo y muchos otros factores que les podría hacer darse cuenta de que es mejor hacer un cambio de software que les ofrezca mejores funcionalidades.


Así que, al no desarrollar un plan de transformación, se podrían estar estableciendo las prioridades incorrectas, probablemente porque no se tiene el suficiente conocimiento o experiencia. En estos casos una posible solución es consultar con profesionales experimentados para poder armar el plan en conjunto.

¿Cómo luce un plan de transformación digital? Para implementar un plan, necesitamos siempre tener en consideración los 4 puntos claves que mencionamos anteriormente (Tecnología, Información, Procesos y Capacidad de la Organización para el Cambio). Debes hacer una evaluación objetiva de la situación actual de tu empresa para cada uno de estos puntos y luego definir qué es lo que quieres lograr en el futuro cercano. De esta manera puedes empezar a diseñar tu plan de transformación digital. 

Debes considerar también la secuencia de acciones que te hacen sentido de acuerdo con tus objetivos; por ejemplo, si un proceso necesita ser mejorado, es mejor hacer una reingeniería antes de alguna automatización. Así mismo, siempre ten en mente cómo quieres manejar ese proceso y compartir la información dentro y fuera de la organización. Por supuesto, para lograr el éxito en cualquiera de estas iniciativas, es necesario reunir al equipo correcto de líderes (y si es necesario, una asistencia externa)

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Transformación Digital con Odoo

Un sistema ERP es el punto central para tu plan de transformación digital, por lo que es super importante considerar la inversión a realizar. En Wohoo! te apoyamos realizando un Análisis de Retorno de la Inversión - ROI (Return of Investment) antes de proceder con la implementación del ERP. Debes saber que comúnmente el retorno de la inversión es muy alto en los proyectos de implementación con el ERP de Odoo.

Un sistema ERP confiable y de alta potencia añade valor a tu empresa. Aparte de las funcionalidades estándares, Odoo ofrece múltiples beneficios que se traducen en un elevado ROI:

  • Fomenta las implementaciones

  • Te ayuda a integrar nuevos procesos dentro de los fundamentos existentes de tu empresa

  • Es un buen asistente para establecer nuevas estrategias al desarrollar iniciativas

  • Reduce o elimina fallas técnicas

  • Facilita la identificación y resolución de puntos de dolor

  • Amplio espacio para la mejora continua

  • Maximiza las ventas y ganancias

Odoo puede revolucionar tu negocio si sabes cómo aprovechar su potencial!

En Wohoo! te ofrecemos una solución de ERP completamente integrada, fácil de usar y rentable 



¿Cómo elegir el ERP correcto para tu empresa?