¿Cómo elegir el ERP correcto para tu empresa?

¡Una decisión muy importante!

Sabías que la elección equivocada de un ERP podría llevarte 30% más en tiempo de implementación y te podría costar entre 3 y 4 veces más de lo esperado, así que si! Es de vital importancia tomarse su tiempo y considerar diferentes factores al momento de decidir qué ERP utilizarás en tu compañía.

Escoger un ERP podría resultar un poco intimidante porque existen demasiadas opciones por ahí. Encontrarás mucha información online y podrías confundir lo que realmente es importante para ti y tu compañía.

A continuación, te daremos una guía sobre qué es lo que tienes que considerar para escoger el mejor ERP para tu compañía:


3 SEÑALES QUE INDICAN QUE ESTÁS PREPARADO PARA UN ERP


# 1    No tienes acceso fácil a la información

¿Manejas información por todos lados? Tienes varios departamentos en tu compañía y cada uno maneja su información sin saber que están haciendo los demás, qué complicado! 

La información no está integrada y no hay conexión entre las áreas. Tú no sabes a quien preguntar por información en tiempo real o tienes que ir de persona en persona para lograr hacer un reporte.


Un Caso Común: Quieres saber las ganancias en ventas del mes pasado y no tienes fácil acceso a esa información, así que tienes que ir y preguntarle a tu gerente de ventas, quien te dirá que necesita un par de días para reunir y validar los datos.

¿NECESITAS SABER ESTA INFORMACIÓN EN TIEMPO REAL?
Necesitas un ERP!


Otra situación que se te puede estar presentando es que no estás al tanto de las métricas de desempeño - y no hablamos sólo de las ventas - sino también de otros datos que puedan reflejar el estado de tu compañía; como por ejemplo, saber que tan eficiente ha sido tu equipo de bodega en los despachos o que tanta merma se ha generado en tu proceso de fabricación. No sabrás esa información con certeza si no tienes un software que te calcule esos y muchos más datos en tiempo real, lo que te ayudará a tomar mejores decisiones para el éxito de tu compañía.

 # 2 Dependes de múltiples softwares

Ok, digamos que no estás tan atrasado en tecnología y si tienes un sistema, o, mejor dicho, varios sistemas, uno para contabilidad, otro para compras, otro para inventario, otro para asistencia de tus empleados y nómina, otro para…. 

Pero con tantos sistemas por separado, la información sigue estando desconectada y muchas veces duplicada y consume demasiado tiempo estar bajando información de un sistema y pasarlo a otro o generar información con diferentes formatos para ingresarlo a cada módulo. ¡Es ineficiente y caro! Podrías estar usando ese tiempo en hacer más ventas o evaluar tus estrategias de negocio.


 # 3 Necesitas una Transformación Digital?

 Pregúntate lo siguiente:

            ¿Cuánto tiempo me toma a mi o a mis empleados realizar los diferentes reportes de desempeño de la compañía?
            ¿Tengo procesos que se realizan de “manera manual” en papeles o en su defecto en largas hojas de Excel? ¿Estos procesos se podrían automatizar?
             ¿Es realmente necesario invertir esa cantidad de tiempo en estos proceso

            ¿Cómo un software me podría ayudar a hacer crecer mi negocio y hacer más eficientes mis procesos?


                PASOS PARA SELECCIONAR EL ERP CORRECTO

                ¿Cómo le hago?

                Por supuesto, depende de las características de tu compañía, la dinámica de tu equipo de trabajo y tu presupuesto. Te aconsejamos seguir los siguientes pasos:

                PASO 1:   ENTIENDE TUS NECESIDADES

                ¡Algo super básico! A veces no sabemos o no estamos muy claros de que es lo que realmente queremos cambiar, qué procesos queremos mejorar, agilizar o inclusive eliminar. Así que inicia documentando todas las áreas y procesos que quieras involucrar, que hacen bien y que es lo que quisieras mejorar. Documenta todo, como están los procesos actualmente y cómo proyectas que deben de ejecutarse. Luego dentro de esos procesos, piensa en tus puntos de dolor; es decir, cuáles son esos problemas que estoy teniendo actualmente en mi compañía que necesito resolver. 

                Ejemplos de Puntos de Dolor:

                • Estoy dedicando demasiado tiempo a este reporte. Necesito un software que me lo genere automáticamente.
                • La información no está integrada: realizo una compra y mi equipo de bodega no sabe que debe recibir los materiales ni cuáles son los detalles de dicha compra.
                • Llevo en una hoja de Excel todos los reclamos de mis clientes y tengo que estar enviando a cada responsable las tareas y darle seguimiento uno por uno.
                •  Tengo que estar escaneando una por una las facturas e ingresar manualmente los datos

                Realiza un análisis profundo y con mente abierta, puede ser que existan procesos que los has realizado así por muchos años y sientes que te ha resultado bien, pero lo más probable es que tienen potencial de realizarse de una manera mucho más eficiente.

                Piensa: ¿Qué quiero mejorar en mis procesos que me va a resultar en ahorrar tiempo y dinero y consecuentemente me ayudará en el crecimiento de mi negocio?


                PASO 2:  CONTACTA A PROVEEDORES POTENCIALES

                Por supuesto que vas a querer conocer diferentes opciones en el mercado para identificar cuáles podrían ajustarse a tus necesidades. Así que busca la información online sobre los diferentes softwares y proveedores disponibles, revisa las páginas web y contacta directamente a los proveedores que te interesaron.

                Al contactar al experto, cuéntale acerca de tu compañía, tus procesos, tus puntos de dolor, qué quieres resolver y tus expectativas del software. El experto te podrá recomendar cómo realizar la implementación y que requieres para cubrir tus necesidades, pregúntale si su software tiene el potencial de resolver tus puntos de dolor y cómo lo haría.

                Es importante tener esa charla con el experto, puede ser que si tu realizas una revisión por tu cuenta de un determinado software, te enfoques en otras funcionalidades diferentes a las que realmente te podrían ayudar con tus necesidades. El experto, al analizar tus problemas, te indicará específicamente cuáles son las propiedades del software a las que les puedes sacar provecho.

                Ejemplo de Odoo: Odoo puede resolver muchos problemas, es una solución integrada con diferentes aplicaciones. Si alguien empieza a evaluar Odoo por su cuenta, podría dedicar tiempo en algunas aplicaciones que no son realmente de valor para su tipo de negocio. Por otro lado, al ponerse en contacto con un experto, él le indicaría de una forma más rápida y confiable cuáles podrían ser las aplicaciones que serían de utilidad.


                Otro consejo es que puedas asignar a un responsable dentro de tu compañía que se dedique a evaluar el ERP que quisieras adquirir y por supuesto si puedes tener a varios usuarios de prueba de diferentes áreas sería ideal pues ellos te podrán dar retroalimentación acerca de la facilidad de uso de la herramienta y si responde a las necesidades puntuales que puedan tener. 

                ¡Ojo! Si bien la persona a quién asignes responsable será el contacto directo con el proveedor, tienes que estar involucrado en todo el proceso, participar en reuniones, solicitar y estar presente en demostraciones del software y tomar decisiones en conjunto.

                Por último, debes ser honesto con tus expectativas y realista con lo que quieres y lo que puedes obtener; cuanto quiero hacer y cuanto quiero invertir en este nuevo software. Lo más probable es que quieras que el nuevo software realice muchas, muchas cosas, pero puede ser que no tengas la capacidad de desembolsar todo el costo de una vez. Dedica tiempo en analizar cuáles son tus prioridades y discútelo con el proveedor de manera que puedan establecer una estrategia de implementación en la que estén a gusto.

                ¡Eso sí! Al decidir cuánto invertirás, no pienses sólo en el momento actual, piensa en el futuro de tu compañía y en qué es lo que necesitas para su crecimiento.


                PASO 3: ANALIZA LOS REQUERIMIENTOS DE INFRAESTRUCTURA

                ¿Cómo quieres tener tu sistema? ¿en línea? ¿en la nube? ¿en tu propio servidor?

                Analiza las necesidades de tu equipo de trabajo, si necesitan estar conectados todo el tiempo, desde la oficina o desde otro dispositivo o si tu compañía se ubica en un lugar donde el servicio de internet no es muy bueno. Estos factores van a ser decisivos al momento de elegir los requerimientos de infraestructura; discute este tema con el experto, los pros y los contras y tomen una decisión con el objetivo que tu software funciones fluidamente una vez este en producción.

                Existen opciones de software de “open source” que podrían resultar económicas y resolver problemas puntuales; sin embargo, debes pensar si esta es la solución que te va a permitir crecer, analiza si este tipo de software se va a adaptar a tu dinámica actual y tus necesidades futuras, pues a medida que tu negocio vaya creciendo, irás necesitando más funcionalidades que podrían crear un gasto mayor a lo que quisiste evitar en un inicio.

                PASO 4: ENTIENDE LA METODOLOGIA DE IMPLEMENTACION

                Debes estar claro de lo que el software puede hacer y qué no, si realmente puede hacer lo que tú esperas y cómo lo hace. Si tú y tu equipo no entiende cómo funciona el software puedes llegar a perder tu inversión. Es decir, podrías tener el mejor ERP del mundo, pero no estarías aprovechando su máximo potencial.

                Considera el tiempo que necesitarás dedicar a implementar el sistema, si es de fácil implementación o no, cuál será la estrategia para importar la información previa, si es de uso amigable para mi equipo de trabajo o si tendrán dificultades en el proceso de transición, si podrán aprender fácil y rápido su uso, si el proveedor te ofrece capacitación, soporte y asesoría.

                Y no menos importante, entiende la inversión. Por supuesto tienes que comparar precios, cotizaciones entre diferentes proveedores; pero asegúrate que estés comparando peras con peras. Los proveedores ofrecen diferentes servicios o metodologías de implementación que a simple vista podrían dar la impresión de ser lo mismo a diferente precio. Así que dedícale tiempo a analizar los pros y contras de cada oferta y que proveedor te ofrece mejores beneficios.

                REFLEXIONES FINALES

                ¿Cuál es el objetivo principal de realizar esta transformación digital? 

                Ten en claro tu respuesta antes de tomar la decisión final. Esta decisión debe estar basada en lo que quieres resolver y lo que es más importante para tu compañía.

                Y aquí hay algunos factores que le dan la ventaja a algunos ERP sobre otros:

                -   Integración de datos: deberías buscar un ERP que tenga toda la información de las áreas de tu compañía conectada, te ahorrarás toneladas de tiempo y con suerte de dinero

                -   Flujos de proceso: un ERP eficiente debería de trabajar de manera fluida de un proceso a otro

                - Línea de tiempo: ten en mente los tiempos, cuánto se tardará la implementación, la capacitación a tu personal, cuándo será la puesta en marcha, etc.; así realizas una apropiada planificación. Y hablando de tiempos, una implementación rápida, ¡no necesariamente es una implementación buena!

                Por último, pero no menos importante, empieza lo antes posible con la implementación de tu ERP, de esta forma tus procesos estarán organizados desde un principio. A medida que tus procesos aumenten en cantidad y complejidad (y tus dolores de cabeza también) la implementación será también más compleja y probablemente más costosa.


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